Exploitants indépendants

Print Friendly

Qui sont les exploitants indépendants
Les personnes dont le travail est régi par des contrats de services et qui n’embauchent pas de travailleurs sont considérées comme des « exploitants indépendants » (EI). Un EI accepte de faire un travail en particulier moyennant rémunération. La personne qui rémunère ce travail ne détermine pas nécessairement la façon dont le travail sera fait ni le moment et l’endroit où il sera fait.

Faire en sorte que la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT) ne considère pas l’EI que vous embauchez comme un travailleur
Lorsque l’embauche d’un EI est envisagée, l’entrepreneur principal (c. à-d. l’employeur) et l’EI doivent remplir et signer le questionnaire approprié et l’envoyer à la CSPAAT avant que l’EI commence à faire du travail contractuel. Il est nécessaire de remplir le questionnaire même si l’EI est constitué en personne morale. La CSPAAT utilise cinq questionnaires visant des industries particulières (camionnage, taxis, commerce de détail, services de messagerie et foresterie) ainsi qu’un questionnaire général destiné aux personnes travaillant dans toutes les autres industries. On peut trouver ces questionnaires dans la section des formulaires pour les employeurs du site Web de la CSPAAT.

Les décideurs de la CSPAAT étudient le questionnaire et toute information pertinente relative aux conditions du contrat de services (p. ex. les factures, les contrats, les commandes, les cartes professionnelles, etc.). Lorsque tous les critères confondus établissent que la personne exploite une entreprise distincte qui n’est pas intégrée à l’entreprise de l’employeur, la CSPAAT considère la personne visée comme un EI. Par contre, si la CSPAAT juge que la personne ne jouit pas d’une grande indépendance dans l’exécution de son travail et que les décisions qu’elle prend n’ont qu’une incidence très faible sur sa capacité de faire des bénéfices ou de subir une perte, elle considère cette personne comme un employé.

Si la CSPAAT juge que la personne qui fait du travail pour vous est un employé, vous devrez payer des primes à l’égard de son salaire et vous conformer à toutes les autres politiques de la CSPAAT. Si cette personne est un EI, vous devez prendre des mesures pour vous protéger et pour protéger votre entreprise contre des risques financiers.

Employeurs (construction)

Print Friendly

Mise à jour du directeur – janvier 2018


Michael Zacks, Director & General Counsel

Nouvelles pénalités en vigueur pour les employeurs

De nouvelles pénalités de retard prévues par la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail (LSPAAT) sont entrées en vigueur le 1er janvier. Les employeurs qui attendent plus de 30 jours avant de déclarer un accident à la CSPAAT se verront imposer une amende de 1 000 $. Une pénalité administrative supplémentaire de 250 $ continuera d’être appliquée séparément dans les cas suivants : déclaration incomplète, défaut d’utiliser le formulaire approprié et omission de remettre au travailleur une copie du formulaire 7 rempli.


Pour plus d’info…

 

Nouvelles


La CSPAAT a publié ses taux de prime de 2015 . Pour la deuxième année consécutive, elle conserve ses taux de prime pour la plupart des employeurs en 2015, sauf celui des employeurs du groupe de taux 845, services d’administration locale.
Pour plus d’info…

Les peines

Print Friendly

Vous devrez verser les primes impayées, en plus des intérêts et des pénalités. Une personne physique peut également être accusée d’une infraction et, si elle est reconnue coupable, est passible d’une amende maximale de 25 000 $ ou de six mois d’emprisonnement, ou des deux. Pour une personne morale, l’amende maximale est de 100 000 $ par infraction.

Comment s’inscrire

Print Friendly

Vous pouvez vous procurer un formulaire d’inscription dans le site Web de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT) www.wsib.on.ca ou utiliser son service d’inscription en ligne (en anglais seulement). Vous pouvez également téléphoner à la CSPAAT au 1 800 387 0750 et demander qu’on vous envoie un formulaire.

À l’heure actuelle, il existe deux types d’inscription selon que vous êtes un employeur ou une personne qui s’inscrit à titre d’exploitant indépendant, de propriétaire unique, d’associé ou de dirigeant d’une personne morale qui ne travaille pas dans le secteur de la construction.

1. Inscription d’un employeur
Ce processus vise les entreprises qui embauchent un ou plusieurs travailleurs.

2. Demande ou modification d’assurance facultative
Il s’agit du processus d’inscription volontaire qui s’applique aux exploitants indépendants, aux propriétaires uniques, aux associés et aux dirigeants d’une personne morale qui ne travaillent pas dans le secteur de la construction. La protection n’est pas automatiquement accordée. C’est la CSPAAT qui décide si une personne est admissible à l’assurance facultative.

Exploitants indépendants

Print Friendly

Protection obligatoire pour les exploitants indépendants qui travaillent dans le secteur de la construction industrielle, commerciale ou institutionnelle ou qui effectuent des travaux de rénovation domiciliaire non exemptés
Un exploitant indépendant est une personne qui n’emploie pas de travailleurs, qui se déclare comme travailleur autonome aux fins d’une loi ou d’un règlement de l’Ontario, du Canada, d’une autre province ou d’un territoire du Canada, c.‑à-d. pour les besoins de l’impôt, et dont les services sont retenus par plus d’une personne durant une période de 18 mois. Le terme « exploitant indépendant » s’entend également d’une personne qui est un dirigeant d’une personne morale qui n’emploie pas de travailleurs autres qu’elle-même et dont les services sont retenus par plus d’une personne durant une période de 18 mois. Les exploitants indépendants non exemptés doivent présenter une déclaration signée (Autodéclaration de l’exploitant indépendant) confirmant leur statut d’exploitant indépendant lorsqu’ils s’inscrivent auprès de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT).

Travailleurs admissibles aux prestations de la CSPAAT

Print Friendly

Personnes qui ont le droit de demander des prestations en vertu de la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail (LSPAAT)

Les particuliers ou leurs personnes à charge peuvent présenter une demande de prestations à la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT), en cas de lésion, de maladie ou de décès survenant du fait et au cours de l’emploi si les trois conditions suivantes sont remplies

  1. l’employeur du particulier est visé par la couverture obligatoire prévue par la LSPAAT;
  2. le particulier est considéré comme un travailleur au sens de la LSPAAT;
  3. la lésion s’est produite en Ontario ou les critères précisés aux articles 18 à 20 de la LSPAAT sont remplis si la lésion s’est produite à l’extérieur de l’Ontario.

Couverture

Print Friendly

Personnes couvertes par la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail (LSPAAT)
La LSPAAT couvre les travailleurs. Le terme « travailleur » s’entend de quiconque est employé aux termes d’un contrat de service ou d’apprentissage chez un employeur qui exploite une entreprise de construction.

Depuis le 1er janvier 2013, les exploitants indépendants, les propriétaires uniques, les associés et les dirigeants qui travaillent dans l’industrie de la construction sont tenus de s’inscrire auprès de la Commission de la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT) et de lui verser des primes, sauf quelques rares exceptions. En vertu de la LSPAAT, ces personnes sont réputées être des travailleurs pour les besoins des prestations, elles sont réputées être des employeurs pour les besoins des versements et elles sont admissibles aux prestations de la CSPAAT, qu’elles soient inscrites auprès d’elle ou non. Cependant, les primes impayées à la CSPAAT, le cas échéant, seraient déduites des prestations payables par celle-ci.

Protection obligatoire pour les exploitants indépendants qui travaillent dans le secteur de la construction industrielle, commerciale ou institutionnelle ou qui effectuent des travaux de rénovation domiciliaire non exemptés
Un exploitant indépendant est une personne qui n’emploie pas de travailleurs, qui se déclare comme travailleur autonome aux fins d’une loi ou d’un règlement de l’Ontario, du Canada, d’une autre province ou d’un territoire du Canada, c.‑à-d. pour les besoins de l’impôt, et dont les services sont retenus par plus d’une personne durant une période de 18 mois. Le terme « exploitant indépendant » s’entend également d’une personne qui est un dirigeant d’une personne morale qui n’emploie pas de travailleurs autres qu’elle-même et dont les services sont retenus par plus d’une personne durant une période de 18 mois. Les exploitants indépendants non exemptés doivent présenter une déclaration signée (Autodéclaration de l’exploitant indépendant) confirmant leur statut d’exploitant indépendant lorsqu’ils s’inscrivent auprès de la CSPAAT.

Exemption pour les dirigeants
Les gains des dirigeants et des associés sont considérés comme assurables pour les besoins des primes à verser à la CSPAAT. Cependant, un dirigeant ou associé de chaque entreprise peut bénéficier d’une exemption, à condition qu’il n’effectue pas de travaux de construction, quels qu’ils soient. On entend par « travaux de construction » tout travail manuel de nature spécialisée ou non spécialisée, l’opération d’un équipement ou de machinerie ou la supervision directe de travailleurs sur les lieux. Les visites périodiques du chantier sont permises. Le formulaire d’exemption pour les dirigeants (« Associé ou dirigeant de la construction – Exemption à la protection », formulaire no 1208WB) se trouve dans la section des formulaires destinés aux employeurs du site Web de la CSPAAT. Les personnes qui souhaitent demander une exemption à la protection doivent imprimer le formulaire, remplir la déclaration figurant sur la deuxième page et faire parvenir le tout à la CSPAAT.

Pour qu’une exemption soit accordée, il faut que le nom du dirigeant soit consigné au registre des procès-verbaux de l’entreprise de l’employeur et que le statut du dirigeant soit confirmé par d’autres documents que la CSPAAT peut examiner, p. ex. les règlements administratifs internes, des documents publics déposés auprès d’autres instances gouvernementales ou les résolutions du conseil d’administration. En outre, la CSPAAT examinera la nature des relations qui existent entre la personne et l’entreprise afin de déterminer si, pour les besoins de la CSPAAT, la personne est un dirigeant. La CSPAAT fournira une confirmation écrite si la demande est approuvée.

S’il survient un changement important dans le statut dont bénéficie un dirigeant ou un associé du fait qu’il n’exécute pas de travaux de construction, celui-ci doit en aviser la CSPAAT dans les 10 jours suivant le changement pour éviter des pénalités.

Exemption visant les rénovations domiciliaires
Les exploitants indépendants, les associés et les dirigeants qui effectuent exclusivement des travaux de rénovation domiciliaire et dont les services sont retenus directement par le propriétaire de la résidence ou un membre de sa famille ne sont pas tenus de s’inscrire auprès de la CSPAAT. Les rénovateurs de résidences doivent fournir à l’occupant ou au membre de sa famille des estimations, des contrats et des factures sur lesquels figure le nom de l’entrepreneur et ils doivent être payés directement par l’occupant ou le membre de sa famille. Par ailleurs, les travaux doivent être exécutés dans une résidence privée existante qui est, ou qui sera, occupée par la personne qui retient les services de l’entrepreneur ou par un membre de la famille de celle-ci.

Travaux de rénovation domiciliaire non exemptés
Les travaux de construction exécutés pour des personnes se livrant à la vente, à la rénovation et à l’achat d’habitations qui ne seront pas occupées à titre de résidence par ces personnes ni par un membre de leur famille ne sont pas considérés comme des travaux de rénovation domiciliaire exemptés. De même, les travaux de construction exécutés sur des structures situées à l’emplacement d’une résidence qui est utilisée à des fins commerciales ne sont pas considérés comme des travaux de rénovation domiciliaire pour l’application de la LSPAAT. Si la portée d’un projet de rénovation domiciliaire change au point d’inclure des travaux de construction commerciale, le rénovateur de résidences doit faire preuve de diligence en communiquant avec la CSPAAT dans les 10 jours pour l’informer de ce changement important.

Puisque la protection est obligatoire pour les personnes qui exécutent des travaux de construction non exemptés, celles qui effectuent par alternance des travaux exemptés et des travaux non exemptés doivent être assurées auprès de la CSPAAT. Une période de protection minimale de trois mois s’applique. Si une personne bénéficie de nouveau d’une exemption par la suite, elle doit présenter une demande afin d’être exemptée de la protection.

Par ailleurs, l’exemption relative aux travaux de rénovation domiciliaire ne s’applique pas à un sous-traitant dont les services sont retenus par un entrepreneur si les services de celui-ci ont été directement retenus par le propriétaire de la résidence ou un membre de sa famille. Le sous-traitant doit fournir un certificat de décharge à l’entrepreneur.

Inscription

Print Friendly

Vue d’ensemble du régime de sécurité professionnelle et d’assurance contre les accidents du travail
Le régime de sécurité professionnelle et d’assurance contre les accidents du travail est un régime d’assurance sans égard à la responsabilité géré par la Commission de la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT) qui couvre les blessures et maladies professionnelles conformément à la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail (LSPAAT).

Qui doit s’inscrire auprès de la CSPAAT
Si votre entreprise fournit des services de construction et que vous embauchez des travailleurs, y compris des membres de la famille, ou des apprentis pour travailler dans votre entreprise, vous devez vous inscrire auprès de la CSPAAT dans les dix jours suivant l’embauche de votre premier employé. De même, si vous vous portez acquéreur d’une partie ou de la totalité d’une entreprise de construction existante qui compte des employés, vous devez vous inscrire auprès de la CSPAAT dans les dix jours qui suivent.

Depuis le 1er janvier 2013, les exploitants indépendants, les propriétaires uniques, certains associés d’une société de personnes et certains dirigeants qui travaillent dans l’industrie de la construction sont également tenus de s’inscrire auprès de la CSPAAT et d’être assurés par elle et, à cette fin, sont réputés être des travailleurs en vertu de la LSPAAT. Une assurance privée ne constitue pas une solution de rechange acceptable. S’il n’y a aucun autre travailleur, le propriétaire unique, l’associé ou la personne morale pour qui la personne travaille ou exerce des activités est réputé être un employeur au sens de la LSPAAT. Dans certains cas, une personne sera donc considérée à la fois comme un employeur et comme un travailleur pour l’application de la LSPAAT.

La protection obligatoire ne vise pas les personnes suivantes :

  1. les rénovateurs de résidences qui travaillent exclusivement dans le domaine de la rénovation domiciliaire et qui concluent un contrat directement avec la personne occupant la résidence ou un membre de sa famille;
  2. un dirigeant ou un associé d’une entreprise, à condition que cette personne n’effectue pas de travaux de construction dans un chantier, quel qu’il soit.

La dernière exception ne s’applique pas au dirigeant d’une personne morale s’il n’y a qu’un seul dirigeant et aucun employé. La personne qui exploite elle-même son entreprise – soit à titre de propriétaire unique sans travailleurs ou de personne morale comptant un seul dirigeant – doit présenter une déclaration du statut confirmant qu’elle est un exploitant indépendant.

Les obligations relatives à la protection obligatoire et aux certificats de décharge sont énoncées dans les documents nos 12‑01‑06, 14‑02‑04, 14‑02‑08, 14‑02‑19 et 22‑01‑10 du Manuel des politiques opérationnelles. Toutes ces politiques peuvent être consultées dans le site Web de la CSPAAT. On y trouve également deux documents de pratiques administratives concernant la protection obligatoire élargie dans l’industrie de la construction. Ces documents, qui sont complémentaires aux politiques de la CSPAAT, fournissent des renseignements supplémentaires et des exemples concrets qui expliquent en détail l’application des nouvelles dispositions de la loi et politiques. Pour en savoir plus long, consultez le site Web besoindeprotectioncspaat.ca de la CSPAAT.

Précautions à prendre lorsqu’on fait l’acquisition d’une entreprise existante
Si vous vous portez acquéreur d’une entreprise existante, vous hériterez les obligations financières du vendeur et de ses antécédents en matière d’accidents du travail et vous serez également tenu de verser à la CSPAAT les sommes qui lui sont dues. Afin de vous protéger, il serait bon d’obtenir un certificat d’acquisition de la CSPAAT. Il s’agit d’un document qu’émet la CSPAAT si le compte de l’employeur initial est en règle à la date de la vente de l’entreprise.

Si un certificat d’acquisition est émis, la CSPAAT ne tiendra pas l’acheteur responsable du paiement de tout montant imputé au compte du propriétaire initial, jusqu’à la date où l’entreprise a changé de propriétaire.

La demande de certificat d’acquisition peut être faite par l’employeur initial ou par l’acheteur, que ce soit par écrit ou par téléphone. Les renseignements exigés sont les suivants : le nom de l’employeur qui vend son entreprise et son ou ses numéros de compte à la CSPAAT, les nom et adresse de l’acheteur ainsi qu’un numéro de télécopieur ou une adresse pour l’envoi du certificat. L’employeur qui vend son entreprise doit autoriser la divulgation des renseignements sur le statut de son compte avant que le certificat puisse être remis à l’acheteur.

Pour les besoins de la vérification, l’acheteur doit conserver une copie du certificat d’acquisition reçu. L’acheteur et le vendeur sont tenus de conserver tout certificat d’acquisition que la CSPAAT leur émet directement.

Impartition

Print Friendly

Obtenir un certificat de décharge
Le certificat de décharge de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT) libère l’entrepreneur principal de toute responsabilité à l’égard des primes qu’un entrepreneur ou un sous-traitant doit verser à la CSPAAT pendant la durée du contrat de construction. Le 1er janvier 2013, les questionnaires pour les exploitants indépendants de l’industrie de la construction ont cessé de s’appliquer. Pour pouvoir obtenir un certificat de décharge, les exploitants indépendants de l’industrie de la construction doivent avoir la protection de la CSPAAT, déclarer leurs primes et les verser à la CSPAAT à la date prévue. Un entrepreneur principal qui retient directement les services d’un entrepreneur, d’un sous-traitant ou d’un exploitant indépendant doit obtenir un certificat de décharge de chaque exploitant indépendant et s’assurer que le compte de la personne à la CSPAAT est en règle avant d’autoriser un entrepreneur ou un sous-traitant à exécuter tout travail.

Cette exigence vise également les personnes qui attribuent des contrats de construction. Son non-respect constitue une infraction et pourrait exposer l’entrepreneur principal à des risques financiers découlant du défaut de paiement ou de la non-conformité de l’exploitant indépendant. Si un certificat de décharge expire ou est révoqué, il faut interrompre les travaux et obtenir un nouveau certificat de décharge avant de pouvoir les reprendre. Le sous-traitant qui poursuit les travaux de construction commet une infraction, et il en est de même pour l’entrepreneur principal qui permet la poursuite des travaux de construction sans un certificat de décharge valide.

Les employeurs qui concluent des contrats avec d’autres entreprises pour la prestation de services (p. ex. nettoyage et entretien ou sécurité) continueront d’être tenus responsables des coûts associés aux blessures subies par les travailleurs de l’autre entreprise pendant la durée du contrat si cette dernière n’est pas inscrite ou que son compte à la CSPAAT n’est pas en règle. La CSPAAT peut également tenir un employeur responsable des primes impayées de l’entrepreneur pour les salaires versés aux employés de celui-ci pendant la durée du contrat. Le seul moyen d’éviter cette situation est d’exiger que les entrepreneurs fournissent un certificat de décharge. L’employeur peut déduire de ce qu’il doit à l’entrepreneur le montant que ce dernier est tenu de payer.

Le programme Certificat de décharge en ligne est un service offert dans le site Web de la CSPAAT qui permet aux entrepreneurs d’obtenir des décharges spécifiques selon le type de relation entre l’entrepreneur principal et l’entrepreneur. De plus, c’est un moyen facile pour les employeurs de vérifier la validité de la décharge d’un entrepreneur potentiel et de gérer leur liste d’entrepreneurs. La décharge demeure valide pendant un maximum de 90 jours et doit être renouvelée à des dates fixes, soit le 20 février, le 20 mai, le 20 août et le 20 novembre. Toutes les décharges expirent à ces quatre dates chaque année.

Si vous avez des questions au sujet du programme Certificat de décharge en ligne, composez le 416 344‑4122 ou le 1 888 243‑1569 pour parler à un représentant de la CSPAAT. Les personnes qui ne souhaitent pas utiliser le système électronique peuvent demander des décharges en communiquant avec le Service des certificats de décharge de la CSPAAT, au 416 344‑1012 ou au 1 800 387‑8638. Elles peuvent également transmettre leur demande par télécopieur, au 416 344‑3410 ou au 1 877 849‑4882.

L’employeur doit conserver tous les certificats de décharge pendant au moins trois ans, car la CSPAAT lui demandera de les fournir si une vérification est effectuée.

Programmes de vérification

Print Friendly

Que devrais-je savoir au sujet des vérifications auprès des employeurs?
Les vérifications auprès des employeurs engendrent de nombreux différends entre ces derniers et la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT). La CSPAAT est habilitée à effectuer une vérification de routine de la masse salariale et de la classification en se rendant sur les lieux de travail de l’employeur afin d’examiner ses livres et ses comptes dans le but de déterminer si le montant des primes qu’il verse est adéquat. Le vérificateur itinérant (le vérificateur) de la CSPAAT peut mener une enquête et poser des questions lorsqu’il le juge nécessaire afin de déterminer l’exactitude des états financiers que l’employeur doit fournir à la CSPAAT ainsi que le montant de la masse salariale de l’employeur.

Quelles sortes de renseignements dois-je fournir à la CSPAAT?
La CSPAAT exige que les employeurs lui fournissent une quantité importante de renseignements sur l’entreprise au moment de l’inscription; ces renseignements et d’autres informations seront tous examinés pendant la vérification auprès de l’employeur, y compris :

  • le numéro de n’importe quel compte précédemment inscrit auprès de la CSPAAT;
  • le numéro d’employeur attribué par Revenu Canada et/ou le numéro de taxe sur les produits et services (TPS);
  • le numéro d’impôt-santé de l’employeur;
  • le nom de la banque et les coordonnées de la succursale;
  • les gains assurables estimatifs pour l’année en cours (les sommes généralement déclarées sur les talons des chèques de paie et les feuillets T4 des travailleurs à titre de gains bruts, y compris les déductions d’impôt sur le revenu, les déductions au titre du Régime de pensions du Canada (RPC) ou de l’assurance-emploi et peut-être d’autres gains qui ne sont pas déclarés sur le feuillet T4, comme l’allocation pour le logement et les repas, les primes et les commissions) jusqu’au plafond des gains assurables pour cette année-là;
  • l’indication de la masse salariale prédominante, si l’employeur se livre à plus d’une activité commerciale et si des registres de salaires distincts sont tenus pour chaque activité commerciale, s’il y a lieu.

Même si la vérification auprès de l’employeur ne prévoit pas un examen de ses pratiques en matière de déclaration des accidents visant à s’assurer que toutes les blessures sont déclarées conformément à la politique de la CSPAAT – qui se fait dans le cadre d’un autre programme de vérification de la Commission intitulé « Sécurité avant tout » – le vérificateur peut étudier les dossiers qui se rapportent aux premiers soins ou aux soins de santé en tout temps durant le processus de vérification.

Comment la CSPAAT choisit-elle les employeurs qui seront soumis à une vérification?
La CSPAAT détermine les employeurs qui seront soumis à une vérification à l’aide de différentes méthodes, notamment en faisant une sélection au hasard, en tenant compte des demandes reçues d’autres directions de la CSPAAT, en effectuant des examens propres à des secteurs d’industrie et en procédant à des analyses des risques, afin de cerner les activités d’un employeur qui s’écartent de la norme des autres employeurs du même secteur. La CSPAAT n’a pas l’habitude de faire des vérifications surprises. Le vérificateur enverra généralement à l’employeur un avis relatif à la visite de vérification lui indiquant qu’une vérification de ses activités est prévue pour une date précisée. La lettre fera généralement savoir à l’employeur que la vérification a pour but d’examiner les registres des salaires et les activités commerciales de l’entreprise en ce qui a trait à son ou ses groupes de taux ou à la répartition des demandes d’indemnisation pour des accidents du travail parmi les groupes de taux. La lettre précisera également que l’employeur devra produire différentes sortes de documents qui couvriront l’année en cours ainsi que les deux années antérieures visées par l’examen.

Quels renseignements dois-je réunir en prévision de l’examen par le vérificateur?
Les renseignements habituellement requis pour procéder à une vérification sont, notamment :

  • le registre des salaires;
  • les états financiers;
  • l’état des résultats;
  • les documents concernant les sous-traitants et les exploitants indépendants;
  • les rapports des entrepreneurs de L’Agence du Revenu du Canada (ARC);
  • les certificats de décharge pour tous les sous-traitants qui n’ont pas été déclarés comme des travailleurs;
  • les contrats;
  • les factures;
  • le grand livre ou les chèques annulés;
  • les dossiers de propriété et le registre des procès-verbaux;
  • le dossier concernant la CSPAAT et les feuilles de travail utilisées pour calculer les retenues salariales;
  • les documents sur les premiers soins et les soins de santé.

S’il y a des activités commerciales qui ont été divisées en plusieurs unités de classification par le système de classification de la CSPAAT, l’employeur doit maintenir des masses salariales distinctes et être en mesure de produire des documents afin de corroborer la séparation des registres des salaires et la masse salariale pour chaque unité de classification. En plus de tenir des registres des salaires, les employeurs qui possèdent plusieurs unités de classification doivent pouvoir fournir au vérificateur des documents supplémentaires, comme :

  • les feuilles de temps et les cartes de pointage ou les registres du temps;
  • les documents relatifs au personnel;
  • les descriptions de postes et les fonctions;
  • les factures et les contrats pour les entrepreneurs;
  • les relevés ou registres de kilométrage pour les entreprises de camionnage.

Combien de temps la vérification par la CSPAAT prendra-t-elle?
D’autres documents, y compris les rapports de la direction de l’employeur qui répartissent les gains en fonction de l’activité commerciale, du service, de la gamme de produits, des centres de coûts et de la profession ou des documents liés aux coûts contractuels ou des rapports budgétaires peuvent également être passés en revue.

Le temps qu’il faudra pour effectuer une vérification varie d’un employeur à l’autre, car cela dépend de l’ampleur des activités de l’employeur et de la quantité de problèmes décelés au cours de la vérification. L’employeur est tenu par la loi de se conformer à la vérification. Si l’employeur ne collabore pas, la CSPAAT peut demander une ordonnance auprès d’un juge de la Cour supérieure de justice autorisant un ou des employés de la Commission à pénétrer sur les lieux et à procéder à une fouille afin de trouver les livres et les comptes de l’employeur en recourant à la force s’il le faut. La CSPAAT est également habilitée à retirer des livres et des registres afin qu’ils puissent être examinés et à les conserver tant que la vérification ne sera pas terminée.

Quelles sortes de problèmes de déclaration les vérificateurs ont-ils l’habitude de déceler?
Les vérificateurs de la CSPAAT ont compilé un résumé des erreurs de déclaration courantes cernées au cours des vérifications de la masse salariale ou de la classification auprès des employeurs qui touchent principalement les manquements suivants :

  • la classification des activités commerciales dans le but d’assigner les employeurs dans le groupe de taux adéquat pour les taux de prime de base;
  • des erreurs dans le calcul des gains assurables, soit en omettant certains avantages qui devraient être inclus ou en payant des primes sur des montants qui dépassent le plafond des gains assurables;
  • le défaut de déclarer des paiements à des entrepreneurs qui sont considérés comme des travailleurs par la CSPAAT;
  • l’identification de personnes qui sont considérées comme des dirigeants par la CSPAAT dans le but de déduire des gains;
  • le maintien de masses salariales distinctes pour plus d’une activité commerciale et le calcul des gains communs liés aux activités auxiliaires qui soutiennent plus d’une activité commerciale.

Que se passe-t-il si la CSPAAT découvre quelque chose qui ne va pas?

Un vérificateur examinera généralement les registres des salaires de l’employeur ainsi que d’autres documents pour les deux années qui précèdent l’année en cours. Cela dit, si le vérificateur découvre des écarts dans n’importe quels dossiers de l’employeur, la CSPAAT peut choisir d’élargir la portée de la vérification et de procéder à des rajustements de débit aux primes qui remontent jusqu’à cinq années civiles en plus de l’année en cours. Cela pourrait arriver si l’employeur fournit des renseignements incomplets ou inexacts à la CSPAAT, si l’employeur tarde à divulguer les renseignements pertinents ou refuse de les divulguer ou néglige de les divulguer complètement ou si l’employeur ne prend aucune mesure à l’égard des renseignements qui lui sont fournis par la CSPAAT et qui ont une incidence directe sur sa prime. La CSPAAT peut apporter des rajustements de débit au compte d’un employeur après cinq ans, ou au cours de n’importe quelle année, s’il a été déterminé que l’employeur a commis un acte frauduleux ou une infraction aux termes de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail.

Qu’arrive-t-il si je ne collabore pas pleinement?
Une personne qui gêne ou qui entrave une vérification s’expose également à une amende maximale de 25 000 $ ou à une peine d’emprisonnement maximale de six mois, ou aux deux, et une entreprise qui contrevient à la Loi s’expose à une amende maximale de 100 000 $.

Comment puis-je me préparer à l’arrivée du vérificateur?
Même s’il est possible de faire une « vérification interne » dans le cadre de laquelle la CSPAAT demande à l’employeur de lui faire parvenir ses états financiers, plus souvent qu’autrement, le vérificateur itinérant accomplira le travail sur les lieux de l’employeur. Dans un cas comme dans l’autre, il est extrêmement important de bien se préparer pour cette évaluation. L’employeur devrait faciliter la tâche du vérificateur autant que possible. Tous les renseignements devraient être prêts au moment de l’arrivée du vérificateur et organisés, idéalement, par ordre chronologique et dans des chemises identifiées par sujet afin de faciliter le traitement des renseignements généralement volumineux et complexes concernés. Il serait utile, dans la mesure du possible, de prévoir un espace où le vérificateur pourra travailler sans être interrompu. Il est préférable de ne pas discuter avec le vérificateur. Essayez de garder à l’esprit qu’il ne fait que son travail.

Que se passe-t-il une fois la vérification terminée?
Une fois la vérification terminée, l’employeur peut demander une copie des résultats préliminaires du vérificateur et ce dernier devrait les passer en revue avec lui. Le vérificateur fera parvenir à l’employeur une lettre de décision après le traitement de la vérification afin de communiquer ses constatations et d’expliquer les résultats de la vérification ainsi que la ou les mesures qui ont été prises. Cela peut comporter un rajustement de débit ou de crédit au compte de l’employeur si une correction est apportée aux éléments suivants :

  • la classification de l’employeur;
  • la somme des gains assurables calculée et déclarée (y compris le statut de travailleur pour les dirigeants, les exploitants indépendants ou les sous-traitants ainsi que l’assurance facultative et les gains des employeurs non inscrits);
  • les primes déclarées ou payées;
  • les frais d’intérêts;
  • les pénalités pour non-conformité.

Cette lettre devrait également aviser l’employeur qu’un relevé de compte sera produit qui indiquera les résultats du recalcul vérifié des primes de l’employeur. Des intérêts devraient être calculés, puis ajoutés au compte de l’employeur pour tout écart dans les primes pour chaque année où la masse salariale annuelle a été rajustée. La date de l’avis pour tout rajustement de prime à la suite d’une vérification auprès de l’employeur est la date de la visite de vérification telle qu’elle est indiquée sur l’avis relatif à la visite de vérification.

Que devrais-je faire si je ne suis pas d’accord avec la décision du vérificateur?
Comme c’est le cas pour les autres différends avec la CSPAAT, l’employeur a le droit de contester la décision du vérificateur. La contestation doit être faite de manière officielle, par écrit, dans les six mois qui suivent la date de la lettre de décision du vérificateur.

Quelqu’un peut-il me donner un coup de main?
Certainement! Si vous avez des questions sur la façon de se préparer à une vérification auprès des employeurs ou si vous avez reçu une décision rendue à la suite d’une vérification avec laquelle vous n’êtes pas d’accord et à propos de laquelle vous avez des interrogations, veuillez communiquer avec le Bureau des conseillers des travailleurs (BCE) afin d’obtenir des conseils et de l’aide.