Programmes de vérification

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Que devrais-je savoir au sujet des vérifications auprès des employeurs?
Les vérifications auprès des employeurs engendrent de nombreux différends entre ces derniers et la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT). La CSPAAT est habilitée à effectuer une vérification de routine de la masse salariale et de la classification en se rendant sur les lieux de travail de l’employeur afin d’examiner ses livres et ses comptes dans le but de déterminer si le montant des primes qu’il verse est adéquat. Le vérificateur itinérant (le vérificateur) de la CSPAAT peut mener une enquête et poser des questions lorsqu’il le juge nécessaire afin de déterminer l’exactitude des états financiers que l’employeur doit fournir à la CSPAAT ainsi que le montant de la masse salariale de l’employeur.

Quelles sortes de renseignements dois-je fournir à la CSPAAT?
La CSPAAT exige que les employeurs lui fournissent une quantité importante de renseignements sur l’entreprise au moment de l’inscription; ces renseignements et d’autres informations seront tous examinés pendant la vérification auprès de l’employeur, y compris :

  • le numéro de n’importe quel compte précédemment inscrit auprès de la CSPAAT;
  • le numéro d’employeur attribué par Revenu Canada et/ou le numéro de taxe sur les produits et services (TPS);
  • le numéro d’impôt-santé de l’employeur;
  • le nom de la banque et les coordonnées de la succursale;
  • les gains assurables estimatifs pour l’année en cours (les sommes généralement déclarées sur les talons des chèques de paie et les feuillets T4 des travailleurs à titre de gains bruts, y compris les déductions d’impôt sur le revenu, les déductions au titre du Régime de pensions du Canada (RPC) ou de l’assurance-emploi et peut-être d’autres gains qui ne sont pas déclarés sur le feuillet T4, comme l’allocation pour le logement et les repas, les primes et les commissions) jusqu’au plafond des gains assurables pour cette année-là;
  • l’indication de la masse salariale prédominante, si l’employeur se livre à plus d’une activité commerciale et si des registres de salaires distincts sont tenus pour chaque activité commerciale, s’il y a lieu.

Même si la vérification auprès de l’employeur ne prévoit pas un examen de ses pratiques en matière de déclaration des accidents visant à s’assurer que toutes les blessures sont déclarées conformément à la politique de la CSPAAT – qui se fait dans le cadre d’un autre programme de vérification de la Commission intitulé « Sécurité avant tout » – le vérificateur peut étudier les dossiers qui se rapportent aux premiers soins ou aux soins de santé en tout temps durant le processus de vérification.

Comment la CSPAAT choisit-elle les employeurs qui seront soumis à une vérification?
La CSPAAT détermine les employeurs qui seront soumis à une vérification à l’aide de différentes méthodes, notamment en faisant une sélection au hasard, en tenant compte des demandes reçues d’autres directions de la CSPAAT, en effectuant des examens propres à des secteurs d’industrie et en procédant à des analyses des risques, afin de cerner les activités d’un employeur qui s’écartent de la norme des autres employeurs du même secteur. La CSPAAT n’a pas l’habitude de faire des vérifications surprises. Le vérificateur enverra généralement à l’employeur un avis relatif à la visite de vérification lui indiquant qu’une vérification de ses activités est prévue pour une date précisée. La lettre fera généralement savoir à l’employeur que la vérification a pour but d’examiner les registres des salaires et les activités commerciales de l’entreprise en ce qui a trait à son ou ses groupes de taux ou à la répartition des demandes d’indemnisation pour des accidents du travail parmi les groupes de taux. La lettre précisera également que l’employeur devra produire différentes sortes de documents qui couvriront l’année en cours ainsi que les deux années antérieures visées par l’examen.

Quels renseignements dois-je réunir en prévision de l’examen par le vérificateur?
Les renseignements habituellement requis pour procéder à une vérification sont, notamment :

  • le registre des salaires;
  • les états financiers;
  • l’état des résultats;
  • les documents concernant les sous-traitants et les exploitants indépendants;
  • les rapports des entrepreneurs de L’Agence du Revenu du Canada (ARC);
  • les certificats de décharge pour tous les sous-traitants qui n’ont pas été déclarés comme des travailleurs;
  • les contrats;
  • les factures;
  • le grand livre ou les chèques annulés;
  • les dossiers de propriété et le registre des procès-verbaux;
  • le dossier concernant la CSPAAT et les feuilles de travail utilisées pour calculer les retenues salariales;
  • les documents sur les premiers soins et les soins de santé.

S’il y a des activités commerciales qui ont été divisées en plusieurs unités de classification par le système de classification de la CSPAAT, l’employeur doit maintenir des masses salariales distinctes et être en mesure de produire des documents afin de corroborer la séparation des registres des salaires et la masse salariale pour chaque unité de classification. En plus de tenir des registres des salaires, les employeurs qui possèdent plusieurs unités de classification doivent pouvoir fournir au vérificateur des documents supplémentaires, comme :

  • les feuilles de temps et les cartes de pointage ou les registres du temps;
  • les documents relatifs au personnel;
  • les descriptions de postes et les fonctions;
  • les factures et les contrats pour les entrepreneurs;
  • les relevés ou registres de kilométrage pour les entreprises de camionnage.

Combien de temps la vérification par la CSPAAT prendra-t-elle?
D’autres documents, y compris les rapports de la direction de l’employeur qui répartissent les gains en fonction de l’activité commerciale, du service, de la gamme de produits, des centres de coûts et de la profession ou des documents liés aux coûts contractuels ou des rapports budgétaires peuvent également être passés en revue.

Le temps qu’il faudra pour effectuer une vérification varie d’un employeur à l’autre, car cela dépend de l’ampleur des activités de l’employeur et de la quantité de problèmes décelés au cours de la vérification. L’employeur est tenu par la loi de se conformer à la vérification. Si l’employeur ne collabore pas, la CSPAAT peut demander une ordonnance auprès d’un juge de la Cour supérieure de justice autorisant un ou des employés de la Commission à pénétrer sur les lieux et à procéder à une fouille afin de trouver les livres et les comptes de l’employeur en recourant à la force s’il le faut. La CSPAAT est également habilitée à retirer des livres et des registres afin qu’ils puissent être examinés et à les conserver tant que la vérification ne sera pas terminée.

Quelles sortes de problèmes de déclaration les vérificateurs ont-ils l’habitude de déceler?
Les vérificateurs de la CSPAAT ont compilé un résumé des erreurs de déclaration courantes cernées au cours des vérifications de la masse salariale ou de la classification auprès des employeurs qui touchent principalement les manquements suivants :

  • la classification des activités commerciales dans le but d’assigner les employeurs dans le groupe de taux adéquat pour les taux de prime de base;
  • des erreurs dans le calcul des gains assurables, soit en omettant certains avantages qui devraient être inclus ou en payant des primes sur des montants qui dépassent le plafond des gains assurables;
  • le défaut de déclarer des paiements à des entrepreneurs qui sont considérés comme des travailleurs par la CSPAAT;
  • l’identification de personnes qui sont considérées comme des dirigeants par la CSPAAT dans le but de déduire des gains;
  • le maintien de masses salariales distinctes pour plus d’une activité commerciale et le calcul des gains communs liés aux activités auxiliaires qui soutiennent plus d’une activité commerciale.

Que se passe-t-il si la CSPAAT découvre quelque chose qui ne va pas?

Un vérificateur examinera généralement les registres des salaires de l’employeur ainsi que d’autres documents pour les deux années qui précèdent l’année en cours. Cela dit, si le vérificateur découvre des écarts dans n’importe quels dossiers de l’employeur, la CSPAAT peut choisir d’élargir la portée de la vérification et de procéder à des rajustements de débit aux primes qui remontent jusqu’à cinq années civiles en plus de l’année en cours. Cela pourrait arriver si l’employeur fournit des renseignements incomplets ou inexacts à la CSPAAT, si l’employeur tarde à divulguer les renseignements pertinents ou refuse de les divulguer ou néglige de les divulguer complètement ou si l’employeur ne prend aucune mesure à l’égard des renseignements qui lui sont fournis par la CSPAAT et qui ont une incidence directe sur sa prime. La CSPAAT peut apporter des rajustements de débit au compte d’un employeur après cinq ans, ou au cours de n’importe quelle année, s’il a été déterminé que l’employeur a commis un acte frauduleux ou une infraction aux termes de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail.

Qu’arrive-t-il si je ne collabore pas pleinement?
Une personne qui gêne ou qui entrave une vérification s’expose également à une amende maximale de 25 000 $ ou à une peine d’emprisonnement maximale de six mois, ou aux deux, et une entreprise qui contrevient à la Loi s’expose à une amende maximale de 100 000 $.

Comment puis-je me préparer à l’arrivée du vérificateur?
Même s’il est possible de faire une « vérification interne » dans le cadre de laquelle la CSPAAT demande à l’employeur de lui faire parvenir ses états financiers, plus souvent qu’autrement, le vérificateur itinérant accomplira le travail sur les lieux de l’employeur. Dans un cas comme dans l’autre, il est extrêmement important de bien se préparer pour cette évaluation. L’employeur devrait faciliter la tâche du vérificateur autant que possible. Tous les renseignements devraient être prêts au moment de l’arrivée du vérificateur et organisés, idéalement, par ordre chronologique et dans des chemises identifiées par sujet afin de faciliter le traitement des renseignements généralement volumineux et complexes concernés. Il serait utile, dans la mesure du possible, de prévoir un espace où le vérificateur pourra travailler sans être interrompu. Il est préférable de ne pas discuter avec le vérificateur. Essayez de garder à l’esprit qu’il ne fait que son travail.

Que se passe-t-il une fois la vérification terminée?
Une fois la vérification terminée, l’employeur peut demander une copie des résultats préliminaires du vérificateur et ce dernier devrait les passer en revue avec lui. Le vérificateur fera parvenir à l’employeur une lettre de décision après le traitement de la vérification afin de communiquer ses constatations et d’expliquer les résultats de la vérification ainsi que la ou les mesures qui ont été prises. Cela peut comporter un rajustement de débit ou de crédit au compte de l’employeur si une correction est apportée aux éléments suivants :

  • la classification de l’employeur;
  • la somme des gains assurables calculée et déclarée (y compris le statut de travailleur pour les dirigeants, les exploitants indépendants ou les sous-traitants ainsi que l’assurance facultative et les gains des employeurs non inscrits);
  • les primes déclarées ou payées;
  • les frais d’intérêts;
  • les pénalités pour non-conformité.

Cette lettre devrait également aviser l’employeur qu’un relevé de compte sera produit qui indiquera les résultats du recalcul vérifié des primes de l’employeur. Des intérêts devraient être calculés, puis ajoutés au compte de l’employeur pour tout écart dans les primes pour chaque année où la masse salariale annuelle a été rajustée. La date de l’avis pour tout rajustement de prime à la suite d’une vérification auprès de l’employeur est la date de la visite de vérification telle qu’elle est indiquée sur l’avis relatif à la visite de vérification.

Que devrais-je faire si je ne suis pas d’accord avec la décision du vérificateur?
Comme c’est le cas pour les autres différends avec la CSPAAT, l’employeur a le droit de contester la décision du vérificateur. La contestation doit être faite de manière officielle, par écrit, dans les six mois qui suivent la date de la lettre de décision du vérificateur.

Quelqu’un peut-il me donner un coup de main?
Certainement! Si vous avez des questions sur la façon de se préparer à une vérification auprès des employeurs ou si vous avez reçu une décision rendue à la suite d’une vérification avec laquelle vous n’êtes pas d’accord et à propos de laquelle vous avez des interrogations, veuillez communiquer avec le Bureau des conseillers des travailleurs (BCE) afin d’obtenir des conseils et de l’aide.